LEY PROTECCIÓN DE DATOS

INTELLECTUM S.A.S., en cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, ley 1266 de 2008, ley estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y complementarios, garantiza de forma integral la protección de los derechos fundamentales de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal y de la cual es responsable y/o encargada de su tratamiento; garantiza INTELLECTUM S.A.S. en igual sentido los derechos fundamentales al buen nombre y privacidad, toda vez que el mismo se halla comprometido con los valores de respeto, sujeción a la legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad, integridad y manejo adecuado de la información; razón por la cual adopta y aplica el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales.

El derecho fundamental al HABEAS DATA, debe garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que les asiste sobre la información, uso y destino de sus datos personales.

El derecho a la protección de los datos personales de cada titular, se extiende desde saber quién conserva dichos datos y qué uso se le está dando a los mismos, hasta de definir quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley atribuye el poder a cada titular de consultar, modificar, suprimir y reanudar dicha información, y desarrolla las garantías e instrumentos para garantizar la vigencia del derecho fundamental.

El objeto de este Manual es consagrar las políticas internas que habrán de fijarse en cumplimiento de la ley 1266 de 2008 y ley estatutaria 1581 de 2012. y que por la condición de encargados y responsables del tratamiento de datos personales, INTELLECTUM S.A.S. debe instrumentar y organizar a fin de cumplir a entera cabalidad con las disposiciones contempladas en la ley.

El manual incluye los aspectos básicos de índole normativa, anexos independientes y esquemas de procedimientos que permiten la autorización.

INTELLECTUM S.A.S. es una sociedad de tipo por acciones simplificada, constituida para prestar servicios de laboratorio y Banco de sangre y ha decidido adoptar el presente manual el cual establece las condiciones de organización y uso adecuado en el tratamiento de la información de carácter personal suministrada por sus directivos, trabajadores, prestadores, usuarios, pacientes, clientes, proveedores y en desarrollo de su actividad comercial propia y objeto social; manual que contiene todos los elementos para el cumplimiento con la legislación correspondiente al Habeas Data y Protección de datos personales.

INTELLECTUM S.A.S., se declara responsable de la presente Política y del tratamiento de protección de datos que en sus funciones desarrolle frente a las personas naturales titulares de datos de carácter personal, declara así mismo INTELLECTUM S.A.S. que su domicilio principal se encuentra en la Calle 55 No 34-27 INT 2 Barranquilla-Colombia. Correo electrónico comercial@intellectumsas.com y teléfono 3013576.

I. FINALIDADES INTELLECTUM S.A.S. a través de la presente política formaliza el tratamiento de datos personales aplicable a las actividades con directivos, usuarios, pacientes, miembros, proveedores, prestadores, empleados, distribuidores, y en general con toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos para el cumplimiento del objeto social de la sociedad y específicamente para: (i) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales celebradas; (ii) Proveer información sobre nuestros productos y servicios; lo cual comprende, entre otros aspectos, el manejo y registro contable de las operaciones que se desarrollen durante la vigencia de cualquier relación jurídica, así como todas aquellas que se realicen para la terminación, cierre o liquidación de la misma; (iii) documentar la relación existente y verificar la ejecución y cumplimiento del contrato respectivo; (iv) verificar y confirmar la identidad y contacto; (v) Efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo a nuestros directivos, miembros y/o, clientes, proveedores, usuarios, empleados, distribuidores y otros terceros; (vi), Programas de fidelización y actualización de datos de clientes, usuarios, miembros, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros; (vii) informar sobre cambios de nuestros productos, precios o servicios; (viii) enviar estados de cuenta de cartera; (ix) evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios mediante encuestas de satisfacción; (x) realizar actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones, control y habilitación de medios de pago. (xi) INTELLECTUM S.A.S. podrá tomar la huella digital o usar otros mecanismos biométricos autorizados de sus usuarios, clientes, miembros y/o, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros y administrarlos con el fin de validar su identidad en el manejo de los productos y/o servicios que adquieran con la sociedad. (xii) INTELLECTUM S.A.S. podrá entregar los datos personales de sus Directivos, miembros, clientes, usuarios, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y cuando: Sean empresas o entidades con las que INTELLECTUM S.A.S. se relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz, subsidiaria u operada; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de ofertas de productos y/o servicios, o en general propuestas de valor adicionales a las que INTELLECTUM S.A.S. está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del objeto social de INTELLECTUM S.A.S. mediante la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital, cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales y/o sociales, mercadeo, estudios de impacto social, participación en programas sociales de inclusión del Estado, establecimiento de nuevos canales de atención, y demás fines relacionados y conexos. De igual forma, los datos personales de los clientes, empleados y/o miembros, prestadores o cualquier otra persona de quien se tengan datos personales, serán usados por INTELLECTUM S.A.S. con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos, en el desarrollo de las actividades antes mencionadas y dar cumplimiento a la normatividad relacionada con Habeas Data Financiero. Los datos suministrados por los Empleados y/o prestadores de servicios, y/o especialistas a INTELLECTUM S.A.S. tendrán como finalidad adelantar el proceso de selección para la contratación interna. Así mismo, estos datos podrán ser utilizados por INTELLECTUM S.A.S. durante la relación laboral o de prestación de servicios o vinculación estratégica mediante contratos y/o convenios; con la finalidad de potenciar las habilidades de los empleados, miembros, o vinculados por medio de cursos, capacitaciones, talleres, etc., y para incorporarlos a los diferentes procesos de bienestar y planes de beneficios. Así mismo podrá INTELLECTUM S.A.S. Obtener los datos personales de sus empleados, prestadores, y/o especialistas a efectos de suministrar referencias laborales o de prestación, afiliación o vinculación estratégica. EN GENERAL; INTELLECTUM S.A.S. obtendrá y manejará los datos personales suministrados a él por sus clientes, especialistas, prestadores, empleados, miembros, directivos, usuarios, y en general cualquier persona natural del que se tengan datos personales, para las finalidades consecuencia del desarrollo de su objeto social, como Sociedad prestadora de servicios de consultoría, diseños y ejecución de obras civiles. Las anteriores actividades podrán ser ejecutadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente. De igual forma, los datos personales de clientes, empleados, prestadores, miembros, proveedores, empleados, especialistas personas naturales con quienes se tenga alianzas establecidas en contratos y/o convenios, operados, distribuidores, terceros y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos serán usados por INTELLECTUM S.A.S. con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos en ejecución de la prestación de servicios de consultoría, diseño y ejecución de obra civil dirigidos a la comunidad constructora en general, de acuerdo al desarrollo de su objeto social y dar cumplimiento de esta forma al presente manual y a la ley 1266 de 2008, ley estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

II. DEFINICIONES

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables1. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: INTELLECTUM S.A.S. actúa como encargada del tratamiento de datos personales en los casos, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: INTELLECTUM S.A.S. actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento del objeto social propio reconocido legalmente.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que INTELLECTUM S.A.S realice sobre datos de carácter personal tales como la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Lo anterior solo aplicará exclusivamente para personas naturales.

Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de INTELLECTUM S.A.S, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Seguridad de la Información. El Comité de Seguridad de la Información designará el Oficial de Protección de Datos. La presente definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún funcionario designado por el Comité de Seguridad de INTELLECTUM S.A.S.

III. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES.

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, que respondan y respeten un interés superior y que pretenda asegurar el respeto a sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, INTELLECTUM S.A.S exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

INTELLECTUM S.A.S y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, vela por el uso adecuado de los mismos. Para el cumplimiento de este fin, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y decreto 886 de 2014.

IV. PRINCIPIOS.

De conformidad con la ley, INTELLECTUM S.A.S actuará en toda recopilación, manejo y supresión de datos personales de acuerdo a los principios que deben seguirse en todo Tratamiento de Datos Personales y de protección de la ley del HABEAS DATA, ellos son:

Legalidad: Para el tratamiento de los datos personales, INTELLECTUM S.A.S se sujetará a lo establecido en la Ley y demás disposiciones.

Finalidad: INTELLECTUM S.A.S informará al titular la finalidad del tratamiento dado a los datos personales, la cual debe ser legítima de acuerdo con la constitución y la ley.

Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo lo ejercerá LABORATORIO MEDICO DE REFERENCIA con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular; o por mandato legal o judicial. Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento de los datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Transparencia: INTELLECTUM S.A.S garantiza al titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.

Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento que INTELLECTUM S.A.S dará a los datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de naturaleza pública o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido al titular o terceros autorizados.

Seguridad: La información sujeta a tratamiento por INTELLECTUM S.A.S, será protegida mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información suministrada. Inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

V. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Tratamiento de datos públicos: INTELLECTUM S.A.S advierte que trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una función pública reglada reconocida por ley, esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el resto de principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.

Tratamiento de datos sensibles: INTELLECTUM S.A.S solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

INTELLECTUM S.A.S hace uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o dentro del marco de procesos de mejoramiento, este último siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

Además de lo anterior, INTELLECTUM S.A.S cumple con las siguientes obligaciones:

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

3. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual).

Tratamiento de datos personales a terceros países.

En los casos en que INTELLECTUM S.A.S en desarrollo de alguna de sus funciones, como puede ser la de participar en programas internacionales para el desarrollo económico, cultural y social, o cualquier otra actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, o en el evento de que se constituya una sucursal o sede extranjera o sociedad subsidiaria en el exterior; se regirá por las siguientes condiciones:

La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la SIC.

Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.

Así mismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de INTELLECTUM S.A.S, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización, en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por INTELLECTUM S.A.S como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.

INTELLECTUM S.A.S, no solicita la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentra amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.

VI. AUTORIZACIÓN

Para el tratamiento de los datos personales por INTELLECTUM S.A.S, se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley.

INTELLECTUM S.A.S al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos del titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos.

A efectos de protección de la ley Habeas Data, INTELLECTUM S.A.S, contará con previa autorización y notificación al titular, a efectos de ser reportado ante las Entidades CIFIN, DATACREDITO, PROCREDITO o cualquier otra Entidad de riesgo crediticio creada o por crearse

La información de los datos personales podrá ser suministrada por INTELLECTUM S.A.S al titular, sus causahabientes, representante legal y/o apoderado, o terceros autorizados por este o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.

INTELLECTUM S.A.S podrá continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

VII. DERECHOS

El titular de los datos personales y/o, en lo que le aplica al titular de la obligación crediticia que adquiera con INTELLECTUM S.A.S, tendrá derecho a: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INTELLECTUM S.A.S.

Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar a INTELLECTUM S.A.S prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.

Ser informado por INTELLECTUM S.A.S previa solicitud, sobre el uso que se le da a sus datos personales.

Presentar consultas ante INTELLECTUM S.A.S, e interponer quejas ante la entidad encargada de la protección de los datos personales.

Solicitar la revocatoria y/o supresión de sus datos personales cuando INTELLECTUM S.A.S incurra en conductas contrarias a la ley y la Constitución.

Acceder de manera gratuita e ilimitada a los datos personales que sean objeto de tratamiento.

DERECHO DE CONSULTAS

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de INTELLECTUM S.A.S garantizando el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control INTELLECTUM S.A.S.

Las solicitudes de consulta podrán ser tramitadas en la página web www.intellectas.com las cuales serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DERECHO DE RECLAMOS

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos que no corresponda a los registros de INTELLECTUM S.A.S, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de INTELLECTUM S.A.S.

El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de2012 y lo podrá hacer a través de la página web de INTELLECTUM S.A.S www.intellectumsas.com, Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas o errores.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez INTELLECTUM S.A.S haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantiene hasta que el reclamo sea decidido y, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, INTELLECTUM S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIII. DEBERES

El titular de los datos personales, deberá mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento a INTELLECTUM S.A.S, la veracidad de la misma.

INTELLECTUM S.A.S no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el titular.

IX. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INTELLECTUM S.A.S será el responsable y encargado del tratamiento de los datos personales.

El área de Dirección administrativa, en asocio con el área de comunicaciones y la de sistemas será el área encargada del tratamiento de los datos personales, por cuenta de INTELLECTUM S.A.S, a quien se le suministrará información de cada usuario, directivo, miembro, paciente, empleado, prestador, cliente, proveedor y en general de cualquier persona natural de quien se haya recolectado información personal y que repose en una base de datos.

El funcionario encargado de dicha área llevará un informe de la base de datos y tendrá a su cargo las siguientes funciones:

  • Conocer esta política y darle aplicación en lo que les corresponda.
  • Enviar una comunicación vía correo electrónico a cada directivo, empleado o persona que dentro de la empresa maneje o haya manejado algún tipo de dato personal de los miembros de la empresa, en el sentido de que estos informen al departamento encargado, el nombre y correo electrónico de los usuarios de quien tengan datos personales.
  • Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros el establecimiento de las medidas que deberán tomarse en los contratos comerciales y formatos o formularios que versen sobre créditos o datos personales.
  • Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros el establecimiento de las medidas que deberán tomarse en los contratos laborales. Informar al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular de los datos personales. Garantizar que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Rectificar la información del titular cuando sea incorrecta. Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
  • Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del titular.
  • Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
  • Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.
  • Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información relacionada con el tratamiento de datos personales.
  • Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos personales.
  • Los demás consagrados en la ley.
  • El área de Dirección administrativa, en asocio con el área de comunicaciones y la se sistemas de INTELLECTUM S.A.S deberá velar para que en cada incorporación de un nuevo trabajador se exija el conocimiento de la presente Política como de los documentos que la complementen.
  • INTELLECTUM S.A.S, realizará todos los ajustes de tipo contractual y legal para que en los contratos, acuerdos de confidencialidad, clausular contractuales y demás documentos se incorpore su cumplimiento por parte de empleados, miembros, directivos, proveedores, contratistas vinculados y otros terceros; además de procurar por obtener autorización expresa de cada titular para el manejo de los datos personales y Habeas Data.
  • Es responsabilidad de los trabajadores de INTELLECTUM S.A.S reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes sin la autorización pertinente, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona, o que tenga indicios de que los mismos estén siendo utilizados para propósitos delictivos y/o no autorizados.

X. RECOLECCIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE INTELLECTUM S.A.S

La presente política será aplicable en los casos en los que INTELLECTUM S.A.S solicite el diligenciamiento de solicitudes de vinculación, encuestas o formularios de forma telefónica, digital o presencial, así como las planillas de asistencia a eventos, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada caso.

A partir del momento en que el titular de los datos personales autorice a INTELLECTUM S.A.S para la recolección y tratamiento de sus datos personales, éstos podrán usarse en el desarrollo de sus actividades comerciales y laborales.

INTELLECTUM S.A.S podrá utilizar los datos personales del titular como dirección de correo electrónico, dirección de correo física y/o número de teléfono fijo o celular para enviarle publicidad relacionada con su oferta de productos y servicios, y contactarlo para eventos y otras actividades. En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, INTELLECTUM S.A.S le comunicará al titular de los datos personales de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.

XI. PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

INTELLECTUM S.A.S - garantizará a los titulares de la información, la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.

INTELLECTUM S.A.S dando aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos.

INTELLECTUM S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

INTELLECTUM S.A.S manifiesta que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas web de terceros, sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se hace responsables por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y/o manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación del titular de los datos personales conocer en los respectivos portales, las políticas relacionadas con la protección y el tratamiento de su información.

En el sitio web de INTELLECTUM S.A.S se establecerá las instrucciones bajo absoluta seguridad para que cada usuario o titular de los datos personales interactúen con los mismos y presenten sus solicitudes ante INTELLECTUM S.A.S, sobre cualquier tipo de corrección, modificación y/o supresión.

XII ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las Políticas serán aplicables a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de INTELLECTUM S.A.S, o sean susceptibles de ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales o en desarrollo de su objeto social que deban ser aplicadas a las demás Entidades que hacen parte de la sociedad a la cual pertenece, de alianzas comerciales, de convenios o eventos publicitarios.

En el primer caso, INTELLECTUM S.A.S actuará como responsable, en los demás casos podrá tener la calidad de encargado o de responsable, dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma los recaba.

Así mismo, será aplicable cuando el tratamiento de los datos se efectúe en territorio colombiano. Así como, cuando el responsable o el encargado del tratamiento no resida en Colombia pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación colombiana.

XIII. DERECHO DE HABEAS DATA.

El Art.15 de la C.P. establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo, y de acuerdo con la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.

Este derecho fue desarrollado de manera jurisprudencial desde el año 1991 hasta el año 2008, en el cual se expidió la Ley Especial de Habeas Data, que regula lo que se ha denominado como el “hábeas data financiero”, entendiéndose por éste el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su titular. Esta ley especial considera como titular de la información tanto a las personas naturales como jurídicas. Posteriormente, el 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 “General de Protección de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia mencionada anteriormente. De tal manera, que cualquier titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí mismo se ha recolectado en cualquier base de datos o archivo, administrado por entidades privadas o públicas. Bajo esta ley general, es titular la persona natural.

Solamente, en situaciones especiales previstas por la Corte Constitucional en la Sentencia C-748 de 2011, podría llegar a serlo la persona jurídica.

XIV. REGISTRO NACIONAL DE POLITICAS Y/O BASES DE DATOS

Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, y será de libre consulta para los ciudadanos.

INTELLECTUM S.A.S realizará el registro de sus políticas y/o bases de datos ante la autoridad administrativa competente, en el tiempo y lugar que ésta establezca.

DERECHOS DE LOS TITULARES E IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

DERECHOS DE LOS TITULARES:

a) Dirigirse a INTELLECTUM S.A.S, a través de los canales establecidos, los cuales se indican en el Aviso de Privacidad de Datos, con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a INTELLECTUM S.A.S salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera.

c) Ser informado por INTELLECTUM S.A.S respecto del uso dado a los datos personales recolectados, previa solicitud del Titular presentada a través de los canales dispuestos para tales efectos.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

e) Revocar, en aquellos casos que no se enmarcan bajo la Ley 1266 de 2008, la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por INTELLECTUM S.A.S, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

INTELLECTUM S.A.S a través del Aviso de Privacidad de Datos informará acerca de los canales y procedimientos previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

XV. IDENTIFICACION DE LAS BASES DE DATOS

INTELLECTUM S.A.S ha identificado las siguientes bases de datos:

Base de datos con información pública: Los datos contenidos en los registros públicos provienen del cumplimento de una función reglada, cuyos formularios y procedimientos cumplen una finalidad de publicidad y oponibilidad. Por lo tanto, se entiende que estos datos son de carácter público por disposición legal y no requieren de la autorización previa del titular para su tratamiento. Así mismo, se entenderá que tienen la misma naturaleza de datos públicos los registros que con posterioridad se deleguen a INTELLECTUM S.A.S.

Bases de datos de usuarios y clientes: Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad de usuarios de los servicios que INTELLECTUM S.A.S presta, las cuales de manera voluntaria y en ejercicio de su derecho de usuarios, clientes, directivos, empleados, distribuidores, proveedores, autorizan a INTELLECTUM S.A.S, mediante cláusulas en los formatos, en los avisos en sus sedes y solicitudes, para que la información que suministran con el fin de acceder a derechos y prerrogativas que otorga el prestarles los servicios de laboratorio y banco de sangre, sea utilizada y manejada para los fines pertinentes.

Dichas bases de datos pueden contener información sensible, por lo que será usada solo para los fines en que ha sido encomendada.

INTELLECTUM S.A.S Cumplirá con el aviso de solicitud de autorización para continuar el manejo de las bases de datos por medio de correo electrónico y/o aviso de privacidad el cual será publicado en la página web: www.intelectumsas.com incluidas en las bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la ley 1581 de 2012

Bases de datos de Empleados, Directivos y prestadores de INTELLECTUM S.A.S: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente o por medio de prestación de servicios, alianzas o contratos, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores.

El tratamiento de los datos para los fines de las obligaciones derivadas de la relación laboral o por prestación de servicios, alianzas o contratos, requerirán autorización previa del titular o su representante legal según sea el caso, la cual estará contenida en las cláusulas estipuladas para tal fin en los documentos de vinculación, prestación o contratos.

INTELLECTUM S.A.S dará el aviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales vinculadas como empleados o exempleados, que se encuentran incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la ley 1581 de 2012.

Bases de datos de Contratistas y Proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por INTELLECTUM S.A.S, para la adquisiciones de servicios y bienes demandados por INTELLECTUM S.A.S en el desarrollo del objeto social y actividad económica de la sociedad.

Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados, sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere de autorización previa del titular.

Bases de Datos con información general: Son las bases de datos manuales o automatizados que contengan información de carácter personal que no sea pública, sensible ni de menores. Serán de carácter ocasional para el cumplimiento de finalidades específicas de INTELLECTUM S.A.S el tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para tal efecto defina INTELLECTUM S.A.S.

INTELLECTUM S.A.S, en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del decreto 1377 de 2013, publicará el aviso de solicitud, dirigido a las personas que se encuentran incluidas en bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la ley 1581 de 2012.

XVI. BASES DE DATOS AUTORIZADAS

La información de datos personales y sensibles estará disponible para consulta y/o modificaciones en las bases de datos autorizadas así: Pagina web: www.intellectumsas.com

Las anteriores bases de datos cuentan con los mecanismos de seguridad necesarios para proteger los datos tales como:

Copias de seguridad, sistema centralizado, esquemas de contingencia y control de acceso por perfiles.

XVII. CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACION

INTELLECTUM S.A.S establece como canales de comunicación con los titulares:

Página web: www.intellectumsas.com

Correo electrónico: comercial@intellectumsas.com

XVIII. CONSULTAS Y RECLAMOS

Las consultas y reclamos que se realicen a INTELLECTUM S.A.S, deberán dirigirse al correo electrónico comercial@intellectumsas.com o en el link contáctenos de la página web: www.intellectumsas.com.

En caso de información adicional, el interesado podrá comunicarse al teléfono (5) 3013579 o dirigirse a Calle 55 No 34-27 INT 2 Barranquilla-Colombia.

XIX. NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO

INTELLECTUM S.A.S - cuenta con un “Manual de Políticas de Seguridad de la Información”, las previsiones en él contenidas aseguran el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad de la información.

Se ha establecido que en los contratos celebrados con los encargados se incluyan cláusulas que establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad de la información del Titular.

XX. LEGISLACIÓN APLICABLE

Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.

Ley 527 de 1999 Ley 1266 de 2008.

Ley 1273 de 2009 Ley Estatutaria 1581 del 17 de Octubre de 2012.

Decretos reglamentarios 1727 de 2009,2952 de 2010, 1377 de 2013 y 886 de Mayo 13 de 2014 Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional

XXI. ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIÓN

La presente política iniciará su vigencia el día 01 de Enero de 2017 y tendrá validez mientras INTELLECTUM S.A.S ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de INTELLECTUM S.A.S, debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales, dichas modificaciones.

Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas de acorde por lo establecido por dicha entidad.

Responsables del tratamiento: Linda Palacio Vásquez REPRESENTANTE LEGAL correo electrónico: lpalacio@intellectumsas.com PBX 3013576

Encargados del tratamiento: Alonso Palacio Vásquez COORDINADOR COMERCIAL correo electrónico: comercial@intellectumsas.com PBX 3013576.